COMO EMITIR NOTA FISCAL PELO LINCE?

· O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tem como intuito emitir e armazenar eletronicamente, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANF-E (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Este documento será impresso em papel comum, e em uma única via que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.

A nota fiscal eletrônica poderá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A pelos contribuintes do IPI e/ou ICMS.

Para que o cliente emita notas fiscais eletrônicas ele deve conter o Sistema SAT e adquirir o Programa emissor de nota fiscal eletrônica.

· Vantagens de emitir a NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Veja algumas das vantagens abaixo: Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

× Redução de custos de impressão do documento fiscal,

× Redução de custos de aquisição de papel,

× Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

× Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido;

× Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e;

× Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

Benefícios para a Sociedade:

× Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos; e etc...

Benefícios para os Contabilistas:

× Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

× Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco:

× Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

× Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

× Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária; e etc.

1. O que é necessário para emitir NF-e?

E necessário validar alguns quesitos antes de iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica. Veja abaixo:

1. Assinatura digital

Adquirir o certificado digital onde possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, o mesmo deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz.

2. Cadastro na SEFAZ

É realizado pela Secretaria Estadual de Fazenda correspondente à UF onde a empresa está situada. Para efetuar o cadastro é necessário que o Cliente envie um e-mail para Secretaria Estadual de Fazenda, conforme modelo apresentado site da SEFAZ.

3. Instalação do Programa Emissor de Nota Fiscal

O programa manager da empresa tecnoSpeed faz integração com o nosso Sistema SAT e LINCE para enviar as informações das notas fiscais para a SEFAZ.

4. Autorização da MM Informatica

È necessário cadastrar a empresa e permitir que o usuário utilize o programa emissão de nota fiscal e confirmar que esteja liberado para emitir nota fiscal eletrônica

2. Sistema LINCE

Para que o Sistema SAT esteja apto a emitir notas fiscais eletrônicas é necessário atentar para algumas informações que devem estar preenchidas no cadastro e para algumas configurações. Veja as alterações necessárias:

Guia Informações fiscais I

(Obs.: consulte seu contador sobre a guia fiscal e fiscal II para colocar a informação correta)

Consumidor Final

Situação Tributaria: deve ser preenchido com a situação para venda na impressora fiscal (T) Tributado, (I) Isento, (N) não incidente (F) substituição tributaria.

Índice de ICMS: deve ser preenchido de acordo com a ICMS de venda de cada produto, e deve ter sido previamente cadastrado no menu (Cadastro\ICMS\Impressora) de acordo com a ordem da impressora (ver leitura X ou redução Z da impressora).

% de ICMS Bruto: deve ser preenchido quando houver a situação de emissão de NFe com redução de base de calculo de ICMS (neste caso a CST de venda deve ser 020 ou 070), neste campo será preenchida a ICMS já reduzida. Ex: Índice de ICMS de 12% e % de ICMS Bruto 7%.

CFOP: deve ser preenchido com a CFOP de venda de cada produto. Ex: 5401 Revenda

Situação Tributaria: deve ser preenchido com a situação para venda a fim de emitir NFe (T) Tributado, (I)Isento, (N)não incidente, (F)substituição tributaria, com situação diferente do consumidor final.

No caso de Revenda, no cadastro do cliente deve estar marcado na Guia Referencia a opção de Revenda para o cliente.

% Substituição: deve ser preenchido quando houver a situação de revenda a partir da indústria, então e estipulado um MVA(margem de valor agregado) no qual incidira a base de calculo de ICMS. Este percentual deve ser ter sido cadastrado anteriormente no menu (Cadastro\ICMS\ICMS de substituição).

% de ICMS Bruto: deve ser preenchido com o ICMS sobre o qual o percentual de Substituição para a emissão da NFe.

CFOP: deve ser preenchido com a CFOP de venda de cada produto. Ex: 5401

Observação Fiscal: Deve ter sido cadastrado previamente no menu (Cadastro\Nota fiscal\observação do produto), e de livre descrição e somente um complemento cadastral.

CST: O código de situação tributaria do produto deve ser preenchido de venda e entrada.

Venda: Depende de como esse produto será vendido; isento(040) como substituição a 0%(060). Influencia na emissão de nota fiscais ou NFe
Compra: Será preenchido com a CST descrita na nota.

Consulte as Tabelas utilizadas na apuração das Contribuições para o PIS/Pasep e da COFINS

http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/efd-contribuicoes/tabela-codigos/tabelas-decodigos_

TIPO: Deve ser preenchido com a descrição da finalidade do produto

Ativo Imobilizado: são os equipamentos e patrimônios do estabelecimento
Embalagem: guardanapos, sacolas, formas, etc.
Matéria-prima: produtos que serão usados como ingredientes para confecção do produto de venda.
Material de uso e consumo: materiais que não serão utilizados para venda tais como papel oficio, grampeador, cola e outros materiais de escritório.
Mercadoria de Revenda: toda mercadoria que será vendida ou revendida na loja.
Outras: livre
Outros insumos: produtos do patrimônio que não funcionam mais e que fazem parte do patrimônio do estabelecimento
Produto Acabado: quando você recebe o produto pronto e será somente finalizado no estabelecimento para prepara-lo para venda.
Serviços: agua, luz, telefone etc.
Subproduto: seriam produtos como a massa básica.

Classificação fiscal→ Deve ter sido cadastrado anteriormente no menu cadastro\nota fiscal\classificação fiscal, será preenchido com a descrição da CFOP do produto. Ex: se a CFOP do produto for 5102 deve estar cadastrado com a descrição venda de mercadoria.

%IPI: deve ser preenchido de acordo com a situação do produto

%Red.Base de ICMS: para compra: deve ser preenchido quando o produto sofrer redução na base calculo de ICMS na entrada (será preenchido quando a CST do produto na nota for 020 ou 070).

Guia Informações Fiscais II

NCM→ Nomenclatura comercial do Mercosul

(Verificar tabela TIPI no site da fazenda www.receita.fazenda.gov.br/aliquotas/dowloadarqtipi.html

O campo de PIS e COFINS é de extrema importância para emissão da nota. Se tem duvidas de onde buscar estas informações entre no site www.receita.fazenda.gov.br/SPED.

Codigo de tipo de crédito (Pis/ Cofins) :

Natureza de Receita (Pis/ Cofins):

Gênero: Serão descritos os dois primeiros digitos do NCM

Normatização do Cadastro de Clientes, dados da Empresa e Fornecedor. Preenchimento dos campos Dados Pessoais e principais.

Lembrando que Todos os Dados da empresa são essenciais para emissão da nota fiscal eletrônica.

O Sistema contém as duas formas de emissão de Nota Fiscal, a NF-e e a NF. Para trabalhar com a NF-e habilite o campo no Menu Ferramentas /Configurações/ Guia Nota Fiscal Eletrônica.

Ao habilitar o serviço de nota eletrônica no Menu Ferramentas/Configurações ao emitir uma nota fiscal uma nova tela ficara disponível para geração da nota.

3. EMIITINDO A NOTA FISCAL

Existem varias formas de emitir uma nota fiscal.

Siga todos os procedimentos de emissão de nota fiscal:

1ª Etapa

Efetuando Vendas e emitindo a nota em seguida.

Execute:

Efetue uma Venda a prazo no menu Vendas > Vendas a prazo > Vendas/ Entregas e clique no botão de Nota Fiscal

Emitindo Nota de vendas já feitas no caixa.

Ou é possível emitir uma nota das vendas de um determinado período para um determinado cliente. Acesse o menu Vendas> Notas Fiscais > Emissão. Informe o cliente, período pode optar e escolher o Cupom e clique botão Avançar.

Emitindo Nota de um cupom para um determinado cliente (Avulso).

Acesse o menu vendas > notas fiscais > avulsa escolha o cliente e o cupom para emitir uma nota das vendas de determinados cupons para um determinado cliente, mesmo que essa venda não seja deste cliente.

Emitindo Nota de devolução para o Fornecedor.

Acesse o menu estoque > Trocas e transferências > transferência

Antes de iniciar a emissão da nota deve-se cadastrar um tipo de origem e destino no menu estoque > trocas e transferências > Tipos de transferências

Após o cadastro para iniciar a emissão da nota de devolução escolha a data, a origem e destino a ser feita a transferência e logo depois de informar os produtos clique no botão “Nota Fiscal”.

2ª Etapa

Em qualquer etapa descrita para emissão da nota aparece à tela de emissão de nota fiscal execute:

Informe a Natureza de Operação e o CFOP

Confira os demais campos. Em caso de erro, clique em Cancelar, corrija os dados e refaça a operação.

3ª Etapa - Guia Produtos/Serviços

Nessa guia é possível visualizar os itens da NF, excluir, incluir serviços e descontos.

Clique no ícone Desconto e informe a descrição e o valor do desconto
Clique no ícone Incluir Serviços e informe o número de controle 01 do serviço

4ª Etapa - Guia Imposto/Transportador

Informe os valores de Frete, Seguros e Outras Despesas
Selecione o transportador cadastrado no sistema no Submenu Fornecedores
Informe a Placa e a UF do veículo da transportadora

6ª Etapa - Guia Obs./Dados Adicionais

Informações referentes à transportadora e aos volumes transportados. O preenchimento é opcional.

Clique no botão Gerar NF-e

Observações: É necessário ter um formulário cadastrado no Sistema SAT.

Importante! Não se esqueça de salvar as alterações efetuadas antes de sair da nota.

Antes de iniciar o processo de emissão de NF-e é necessária a instalação do Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica. Veja o processo no próximo capitulo.

4. Programa Emissor de NF-e

O Software Emissor NF-e é um programa que, depois de instalado na máquina do contribuinte, permite a validação e o envio de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e).

Para que este programa funcione corretamente é necessário que o cadastro no SATNF-E esteja todo correto e o programa Manager seja instalado na maquina que contém o Certificado Digital e o mesmo venha a ser o servidor para emissão de NF-e.

4.1. Configurando Tecno Speed

Figura 1 Tela Principal

Guia Repositório: Visualize a Situação das notas emitidas, os protocolos de envio e recebimento. É possível Imprimir uma NF-e selecionando a nota já emitida.

Guia Processos: Acompanhe as etapas de envio das notas que estão sendo emitidas.

Guia eventos: Visualize todo o processo envio das notas.

4.2. Para que serve a DANF-E?

A DANF-E tem as seguintes funções: Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica a chave de acesso, acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

× Colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

× Comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.

4.3. Limite de Itens na NF-e

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.

Com relação ao DANF-E, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANF-E poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANF-E.

Importante:

Cada NF-e possui apenas um DANF-E correspondente, que pode ter uma ou mais folhas. Da mesma forma, cada DANF-E corresponde a uma única NF-e;

A chave de acesso deve constar em todas as folhas do DANF-E.

Se o DANF-E for impresso em mais de uma página, cada página dele deverá ser numerada, descrevendo a página atual e o total de páginas do documento (ex.: folha 2/3).

4.4. Modelo e Série NF-e

O modelo da NF-e é o 55. A série abarca a numeração 001 a 999, sendo que as séries de número 900 a 999 estão reservados às situações em que, em contingência, as NF-e forem autorizadas no Sistema de Contingência do ambiente nacional- SCAN.

4.5. Cancelamento da NF-e

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido à saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias), contado a partir da autorização de uso.

4.6. Carta de Correção

Para emitir a carta de correção pelo sistema basta clicar no ícone de carta de correção informar o motivo e gerar o protocolo para registro.